Архив туралы

«Шымкент қалалық мемлекеттік архиві» коммуналдық мемлекеттік мекемесі  (бұдан әрі- Қалалық архив) Шымкент қаласы әкімінің  1992 жылғы 26 қазанындағы №859 шешімімен, қала көлеміндегі жойылған, жабылған, қысқарған мекемелердің жеке құрам құжаттардың мемлекеттік сақталуын қамтамасыз ету мақсатында құрылған.

Қалалық архив директоры – Амангельдиева Айпар Шажалықызы.

Қабылдау күндері-әр аптаның дүйсенбі, бейсенбі күндері. Сағ.10:00-ден  12:00-ге дейін;

Директордың орынбасары –Есқараев Бастар Әуелханұлы

Қабылдау күндері- әр аптаның сейсенбі, жұма күндері. Сағ.10:00-ден  12:00-ге дейін;

Шымкент қаласының мәдениет, тілдерді дамыту және архивтер басқармасының «Шымкент қалалық мемлекеттік архиві» коммуналдық мемлекеттік мекемесінің

Ж А Р Ғ Ы С Ы

1-тарау. Жалпы ережелер

1. Шымкент қаласының мәдениет, тілдерді дамыту және архивтер басқармасының «Шымкент қалалық мемлекеттік архиві» коммуналдық мемлекеттік мекемесі (бұдан әрі – Коммуналдық мемлекеттік мекеме) функцияларды жүзеге асыру үшін мекеме ұйымдық құқықтық нысанында құрылған заңды тұлға мәртебесіне ие коммерциялық емес мекеме болып табылады.
2. Мемлекеттік мекеменің түрі: коммуналдық.
3. Коммуналдық мемлекеттік мекеменің құрылтайшысы – Шымкент қаласының әкімдігі болып табылады (бұдан әрі – Құрылтайшы).
4. Тиісті саланың уәкілетті органы, сондай-ақ оған байланысты мемлекеттік мекеменің мүлкіне қатысты құқық субъектісінің функцияларын жүзеге асыратын орган – Шымкент қаласының мәдениет, тілдерді дамыту және архивтер басқармасы (әрі қарай – Уәкілетті орган) болып табылады.
5. Коммуналдық мемлекеттік мекеменің атауы: Шымкент қаласының мәдениет, тілдерді дамыту және архивтер басқармасының «Шымкент қалалық мемлекеттік архиві» коммуналдық мемлекеттік мекемесі.
6. Коммуналдық мемлекеттік мекеменің тұрған жері: индекс 160023. Қазақстан Республикасы, Шымкент қаласы, Қаратау ауданы, Нұрсәт мөлтек ауданы, №203/2 ғимарат.

2-тарау. Коммуналдық мемлекеттік мекеменің заңдық мәртебесі

7. Коммуналдық мемлекеттік мекеменің Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес дербес теңгерімі, банкте шоттары, бланкілері, Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы бейнеленген және мемлекеттік мекеменің атауы жазылған мөрі болады.
8. Коммуналдық мемлекеттік мекеме басқа заңды тұлғаны құра алмайды, сондай-ақ оның құрылтайшысы (қатысушысы) бола алмайды, Қазақстан Республикасы заңнамасында көзделген жағдайларды қоспағанда.
9. Коммуналдық мемлекеттік мекеме өзiнiң мiндеттемелерi бойынша өзiнің кепілдігіндегі ақшамен жауап бередi. Мемлекеттік мекемеде ақша жеткіліксіз болған кезде оның міндеттемелері бойынша Қазақстан Республикасы немесе әкімшілік – аумақтық бірлік тиісті бюджет қаражатымен субсидиарлық жауапты болады.
10. Коммуналдық мемлекеттік мекеменің азаматтық-құқықтық мәмілелері, олардың Қазақстан Республикасы Қаржы министрлігінің аумақтық қазынашылық бөлімшелерінде міндетті тіркелгеннен кейін, күшіне енеді.

3-тарау. Коммуналдық мемлекеттік мекеме қызметінің мәні мен мақсаттары

11. Коммуналдық мемлекеттік мекеме қызметінің мәні: Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құжаттарын қалыптастыруды, қабылдауды, сақтауды, мемлекеттік есебін жүргізуді және пайдалануды, жарыққа шығару, архивтік құжаттарды цифрлы таңбаға көшіру, сапалы мемлекеттік қызмет көрсету, тиімді үрдістерін арттыруды қамтамасыз ету болып табылады. 
12. Коммуналдық мемлекеттік мекеме қызметінің мақсаты: Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорын, жеке құрам бойынша кешенді құжаттар, тұрақты, ұзақ мерзімді және уақытша сақталатын қала аумағындағы пайда болған құжаттармен толықтыру болып табылады.
13. Коммуналдық мемлекеттік мекеме мақсатқа қол жеткізу үшін мынадай қызмет түрлерін жүзеге асырады:

1)  мемлекеттік архивте толықтыру көзі тізбесін анықтау,  толықтыру көздері-мекемелердегі  ведомстволық архивтердегі  сақтауда тұрған құжаттарды Қазақстан Республикасының заңнамасында көрсетілген талаптарының орындалуын  мемлекеттік бақылау;

2) архивті толықтыру көздері-мекемелерінің құжаттамалық қызметтері мен ведомстволық мұрағаттарға ғылыми-әдістемелік және тәжірибелік көмек көрсету;

3) мекемедегі істер номенклатурасына, істер тізімдемесіне, жою актісіне әдістемелік көмек беру;

4) архивтің толықтыру көздеріне іс жүргізу, архив ісі бойынша семинарлар, өндірістік оқулар ұйымдастыру;

5) архив қала аумағында қалыптасқан Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қоры құжаттары және оған қатысы бар жеке құрам бойынша кешенді құжаттар, тұрақты, ұзақ мерзімді сақталатын  құжаттарды  қабылдау. 

6) Ұлттық архив қоры құжаттарының сақталуы және мемлекеттік есебінің жүргізілуін қамтамасыз ету;

7)  қала аумағында құрылатын құжаттардың ғылыми, тарихи, мәдени, әлеуметтік-құқықтық және өзге де мән-маңыздылығына сәйкес оларды сақтау мерзімін анықтау мақсатында құндылығына мемлекеттік сараптама ұйымдастыру, нәтижесін Шымкент қаласы әкімдігі жанындағы сараптау-тексеру коммисия қарауына ұсынып отыру;

8) толықтыру көзі – мекемелеріндегі ведомстволық мұрағаттарды төлқұжаттауды  жүргізу;

9)  архивті қор жасаушы мекемелердің қызметі процесінде  қалыптасқан  құжаттармен толықтыру;

10) архив  қорларына ғылыми-анықтамалық аппараттарын әзірлеу және жетілдіру;

11) мемлекеттік сақтаудағы құжаттардың физикалық-химиялық жай-күйін тексеру және қайта техникалық өңдеуден өткізу;

12)  мемлекеттік сақтауда тұрған құжаттардың сақтау тәртібін талапқа сай іске асыру;

13) жеке және заңды тұлғаларға мемлекеттік қызмет көрсету;

14) құжаттарды оқу залы арқылы пайдалануды, тематикалық және  әлеуметтік-құқықтық сұранымдарды орындауды, құжаттар жинағын шығаруды, радио, телехабарларды, құжаттамалық көрмелерді ұйымдастыру, архив құжаттары мен ақпараттық-аналитикалық жұмыстарды өткізу.

15) архив ісін дамыту, жетілдіру барысында заманауи ақпараттық-технологияларды кеңінен  пайдалану;

16) Ұлттық архив қорының құжаттарын пайдалану және жарыққа шығару;

17) мемлекеттік сақтаудағы құжаттарды цифрлы таңбаға көшіру;

18) «Е-архив» ақпараттық жүйесін мамандардың меңгеруі және  жұмыс жүргізуі; 

19) ҚР «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Заңының 17 бабына сәйкес ақылы түрде қызмет көрсетуді жүзеге асырады:

19.1) архивтік құжаттарды ретке келтіру;

19.2) жеке заңды тұлғалардың тапсырыстары( өтінімдер) бойынша құжаттама жасау мен құжаттаманы басқару қазіргі заманғы негіздерін оқыту жөніндегі курстар мен семинарлар өткізу;

19.3) архив істері мен құжаттарын реставрациялау, консервациялау, түптеу, архивтік қораптарды дайындау;

19.4) архивтік құжаттардың сақтандыру көшірмелерін дайындау, мәтінін қалпына келтіру;

19.5) архивтік құжаттардың көшірмесін жасау;

19.6) жеке және заңды тұлғалардың тапсырыстары(өтінімдер) бойынша архивтік құжаттарды электрондық нысанға аудару;

19.7) жеке және заңды тұлғаладың тапсырыстары (өтінімдер) бойынша құжаттамалық көрмелерді ұйымдастыру және өткізу;

19.8) сақтау мерзімдерін көрсете отырып, құжаттар тізбесін, істер номенклатурасын әзірлеу;

19.9) әдістемелік әдебиетті, архивтік құжаттардың жинақтарын, оқыту және басқа да жарияланымдарды басып шығару және өткізу.

Коммуналдық мемлекеттік мекемеге жарғыда бекітілген өз қызметінің мәні мен мақсаттарына сай келмейтін қызметті жүзеге асыруға, сондай-ақ мәмілелер жасауға тыйым салынады. 

Коммуналдық мемлекеттік мекеме қызмет мақсаттарына қайшы жасалған мәміле, Қазақстан Республикасының шектеулі заңдарында немесе құрылтай құжаттарында не басшының жарғылық құзыретін бұза отырып, жасалған мәміле тиісті саланың уәкілетті органының(жергілікті атқарушы органының) немесе мемлекеттік мүлік жөніндегі уәкілетті органның не прокурордың талабы бойынша жарамсыз деп танылуы мүмкін.

4-тарау. Коммуналдық мемлекеттік мекемені басқару

14. Коммуналдық мемлекеттік мекемені жалпы басқаруды Уәкілетті орган жүзеге асырады.
15. Уәкілетті орган қолданыстағы заңнамаларда белгіленген ретпен мынадай функцияларды жүзеге асырады:

1) коммуналдық мемлекеттік мекемеге мүлікті бекітіп береді;

2) коммуналдық мемлекеттік мекеменің жеке қаржыландыру жоспарын бекітеді;

3) коммуналдық мемлекеттік мекеме мүлкінің сақталуына бақылауды жүзеге асырады;

4) коммуналдық мемлекеттік мекеменің басқару органдарының құрылымын, құрылуы тәртібі мен өкілеттік мерзімін, мемлекеттік мекеменің шешімдер қабылдау тәртібін анықтайды;

5) коммуналдық мемлекеттік мекеме басшысының құқықтарын, міндеттері мен жауапкершілігін, оны лауазымынан босату негіздерін айқындайды;

6)  коммуналдық мемлекеттік мекеменің құрылымы мен шекті штаттық санын бекітеді;

7) коммуналдық мемлекеттік мекеме басшысының ұсынымы бойынша оның орынбасарын (орынбасарларын) лауазымға тағайындайды және лауазымынан босатады;

8) жылдық қаржы есептілікті бекітеді;

9)  мемлекеттік мүлік жөніндегі уәкілетті органға мемлекеттік мекемеге берілген немесе өзінің шаруашылық қызметінің нәтижесінде олар сатып алған мүлікті алып қоюға немесе қайта бөлуге жазбаша келісімін береді;

10) осы жарғының және Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген өзге де функцияларды жүзеге асырады.

16. коммуналдық мемлекеттік мекеме басшысы Қазақстан Республикасы заңнамасында белгіленген тәртіппен лауазымға тағайындалады және қызметтен босатылады.
17. коммуналдық мемлекеттік мекеменің басшысы мемлекеттік мекеме жұмысын ұйымдастырады және басшылық етеді, Уәкілетті органға тікелей бағынады (Қазақстан Республикасы заңнамасында көзделген жағдайларды қоспағанда) және коммуналдық мемлекеттік мекемеге жүктелген міндеттер мен олардың өз функцияларын жүзеге асыруына жеке жауапты болады.
18. коммуналдық мемлекеттік мекеменің басшысы дара басшылық қағидаты бойынша әрекет етеді және мемлекеттік мекеме қызметінің барлық мәселелерін Қазақстан Республикасының заңнамасында және осы жарғыда айқындалатын өз құзыретіне сәйкес дербес шешеді.
19. коммуналдық мемлекеттік мекеме басшысының мемлекеттік мекемемен жарғылық емес қызметті жүзеге асыруға бағытталған әрекеті еңбек міндеттемелерін бұзу болып табылып, тәртіптік және материалдық жауапкершілікке әкеледі.
20. коммуналдық мемлекеттік мекеменің қызметті жүзеге асыруы барысында мемлекеттік мекеме басшысы Қазақстан Республикасы заңнамасында белгіленген тәртіппен:

1) коммуналдық мемлекеттік мекеме атынан сенімхатсыз әрекет етеді;

2) мемлекеттік органдарда, басқа да ұйымдарда мемлекеттік мекеменің мүддесін білдіреді;

3) шарттар жасайды;

4) сенімхаттар береді;

5) мемлекеттік мекеменің іссапарларға, тағылымдамаға, қызметкерлерді қазақстандық және шетелдік оқу орталықтарында оқытуға және қызметкерлердің біліктілігін жоғарылатудың озге де түрлеріне байланысты тәртібі мен жоспарларын бекітеді;

6) банк шоттарын ашады;

7) барлық қызметкерлер үшін міндетті бұйрықтар шығарады және нұсқаулар береді;

8) Уәкілетті орган тағайындайтын қызметкерлерді қоспағанда, мемлекеттік мекеменің қызметкерлерін жұмысқа қабылдайды және жұмыстан босатады;

9) мемлекеттік мекеме қызметкерлеріне, Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес көтермелеу және жазалау шараларын қолданады;

10) өз орынбасарының (орынбасарларының) және мемлекеттік мекеменің өзге де басшы қызметкерлерінің міндеттері мен өкілеттіктер аясын айқындайды;

11) оған Қазақстан Республикасы заңнамасымен, осы жарғымен және Уәкілетті органмен   жүктелген өзге де функцияларды жүзеге асырады.

5-тарау. Коммуналдық мемлекеттік мекеме мүлкінің құрылу тәртібі

21. Коммуналдық мемлекеттік мекеме мүлкін құны оның теңгерімінде айқындалатын заңды тұлғаның активтері құрайды. Коммуналдық мемлекеттік мекеменің мүлкі мыналардың:

1) оған меншік иесі берген мүлік;

2) өз қызметі барысында сатып алған мүлік (ақшалай кірістерді қоса алғанда);

3) Қазақстан Республикасының заңнамасымен тыйым салынбаған өзге де қаржы есебі көздерінен құралады.

22.     Коммуналдық мемлекеттік мекеме дербес иеліктен шығаруға немесе оған бекітілген мүлік пен оған смета қаражаты бойынша мүлікке өзгеше тәсілмен иелік етуге бөлінген құқығы жоқ.

            23.бЕгер Қазақстан Республикасының заңдарында қосымша қаржыландыру көзі белгіленбесе, коммуналдық мемлекеттік мекеменің қызметі тиісті жергілікті бюджеттен қаржыландырады.

24. Коммуналдық мемлекеттік мекеме бухгалтерлік есеп жүргізеді және Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес есептілік ұсынады.
25. Коммуналдық мемлекеттік мекеменің қаржылық-шаруашылық қызметін тексеру және ревизия Қазақстан Республикасы заңнамасында белгіленген тәртіппен жүзеге асырады.

6-тарау. Коммуналдық мемлекеттік мекемедегі жұмыс тәртібі

26.      Коммуналдық мемлекеттік мекеменің жұмыс тәртібі ішкі еңбек тәртібінің қағидаларымен белгіленеді және Қазақстан Республикасы еңбек заңнамасының нормаларына қайшы келмеуі тиіс.

7-тарау. Құрылтай құжаттарына өзгерістер мен толықтырулар енгізу тәртібі

27. Коммуналдық мемлекеттік мекеменің құрылтай құжаттарына өзгерістер мен толықтырулар енгізу Құрылтайшының шешімі бойынша жүзеге асырылады, және «Заңды тұлғаларды мемлекеттік тіркеу және филиалдар мен өкілдіктерді есептік тіркеу туралы» Қазақстан Республикасы Заңына сәйкес тіркеу органында тіркеледі.

8-тарау. Коммуналдық мемлекеттік мекемені қайта ұйымдастыру және тарату шарттары

28.     Коммуналдық мемлекеттік мекемені қайта ұйымдастыру және тарату Құрылтайшының шешімі бойынша жүргізіледі.
29.      Мемлекеттік занды тұлга, заңнамалық актілермен басқа да негіздер бойынша таратылуы мүмкін.
30.      Кредит берушілердің талаптарын қанағаттандырғаннан кейін қалған таратылған мемлекеттік мекеменің мүлкін  Уәкілетті орган  қайта бөледі.
31.      Таратылған мемлекеттік мекеменің мүлкін өткізу нәтижесінде алынған қаражатты қоса алғанда, осы мекеменің кредиторлардың талаптары қанағаттандырылғаннан кейін қалған ақшасы тиісті  бюджет кірісінің есебіне жатқызылады.

9-тарау. Коммуналдық мемлекеттік  мекеменің филиалдары мен өкілдіктері туралы мәліметтер

32. Мемлекеттік мекеменің филиалдары мен өкілдіктері жоқ.

            -Архив жалпы алаңы 4000 м²  құрайтын 7 қабатты типтік ғимаратта орналасқан, оның ішінде архивтік қоймалардың көлемі 2000 м², темір сөрелердің  ұзындығы 8255м құрайды.

2022 жылы архив ғимаратына модернизация (жөндеу және қайта безендіру) жұмыстары жүргізілді. 

-Штат саны 48 бірлік,  басшылар мен мамандардың жалпы саны -35, барлығы жоғары білімді. Техникалық қызметкерлер саны-13.

-Архивтің құрамында  төмендегідей 4 құрылымдық бөлімдері  бар.

1. Архив құжаттарын пайдалану және жариялау бөлімі.

Бөлім басшысы Сейтаева Алтынкүл Кеңесқызы.

2. Ұлттық архив қорын толықтыру бөлімі.

Бөлім басшысы – Шыңғысбекова Баян Төреханқызы.

3. Ұлттық архив қоры құжаттарын есепке алу және сақтауды қамтамасыз ету бөлімі.

Бөлім басшысы – Асқарова Сәуле Рсбайқызы.

4. Автоматтандырылған архивтік технологиялар, ақпараттық желі мен деректер қорын құру бөлімі.

Бөлім басшысы –  Есенова Анар Әбішқызы.

Архивтің бас қор сақтаушысы – Елекеева Қарашаш Әкімтайқызы.

Бас бухгалтер  – Байтулешова Камила Ералықызы

Кадр қызметіне бойынша маман – Айдархан Шынар Асанқызы.